Como guardar documentos em casa de forma prática?

Existem inúmeras situações em que usamos apólices de seguro, certidões e certificados. Portanto, para ter os documentos necessários à mão, as pessoas precisam guardá-los em casa. Mas como fazer isso corretamente para que nada se perca ou estrague?

Quais documentos precisam ser guardados?

Qualquer pessoa moderna tem uma infinidade de papéis para todas as ocasiões. Mas nem todos valem a pena serem guardados.

Listamos os documentos que você deve ter em casa obrigatoriamente:

• A lista começa com passaportes e outros documentos familiares, como testamentos e certidões.
• Certidões, procurações, recibos e outros documentos relacionados a imóveis e veículos.
• Certificados, diplomas, históricos escolares e certificações que comprovem formação educacional.
• Documentos relacionados à atividade profissional: carteiras de trabalho, contratos e acordos.
• Resultados de exames, apólices de seguro saúde e cartões médicos.
• Cartões de garantia e recibos de eletrodomésticos e móveis.
• Documentos relacionados a impostos.

Separadamente, podemos destacar documentos eletrônicos ou simplesmente dados em formato digital. Geralmente, eles correspondem a um dos itens acima e também devem ser armazenados.

Por quanto tempo os documentos devem ser guardados?

Os documentos podem ser divididos pelo tempo de armazenamento. Isso depende do prazo de validade de cada documento específico.

• Permanentes. Esses documentos devem estar sempre à mão. Incluem certidões de casamento, nascimento, diplomas que comprovem formação, dados médicos, informações autenticadas em cartório, testamentos e certidões de aposentadoria.
• Longo prazo. Documentos de imóveis, automóveis e bens de alto valor. Também incluem documentos profissionais. Aqui também podem ser incluídos recibos e comprovantes. São itens que são armazenados por bastante tempo e permanecem relevantes por um período determinado.
• Curto prazo. Recomenda-se guardar certidões de serviços de médicos, advogados e professores por três anos. Contratos e extratos de serviços públicos têm o mesmo prazo.
• Inúteis. Materiais educacionais ou informativos desnecessários, instruções de itens já completamente dominados, folhas de pagamento e outros podem ser descartados imediatamente.

Separadamente, podemos mencionar documentos não obrigatórios que, no entanto, têm grande importância para seus proprietários. Incluem diários pessoais, anotações, fotografias e outros itens sentimentais. Geralmente, esses itens também são guardados por muito tempo.

Portanto, é preferível descartar tudo o que não está sendo usado no momento e que não poderá ser útil no futuro. Para manter a ordem, é necessário limpar regularmente seus "depósitos" e se livrar do lixo acumulado, enquanto organiza os documentos realmente importantes.

Dicas para armazenar documentos necessários

Geralmente, na maioria das casas, os documentos são armazenados de forma padrão.

1. Primeiro, os documentos são classificados por categorias: domésticos, profissionais, médicos e outros.
2. Em seguida, eles são colocados em pastas etiquetadas, que certamente não deixarão você se confundir com os papéis.
3. Os conjuntos resultantes são colocados em uma gaveta ou bolsa separada. Aliás, para maior comodidade, dentro do 'recipiente' frequentemente são feitas divisórias que impedem que as pastas se misturem. Ao mesmo tempo, é preciso garantir que o local de armazenamento seja inacessível para crianças e animais, mas esteja convenientemente localizado para uso.

Será uma boa ideia armazenar separadamente os documentos pessoais de uso frequente. Passaporte, carteira médica, CPF e certificado de aposentadoria ficarão confortavelmente em sacos plásticos com zíper. Essas embalagens são herméticas e manterão o conteúdo em perfeita ordem, sem permitir que molhe, por exemplo. Ao mesmo tempo, os documentos relacionados à saúde devem ser armazenados da forma mais acessível possível – para não perder tempo se forem necessários com urgência.

É correto ter sempre em casa cópias xerox de documentos importantes. Acontecem todo tipo de situações, e esse estoque pode ajudar em uma situação imprevista.

Documentos especialmente importantes podem ser colocados em um cofre. O mercado moderno oferece uma grande variedade de cofres, para que qualquer comprador possa encontrar algo adequado. Apenas é melhor não manter os documentos em pastas plásticas dentro do cofre – em caso de incêndio, o material delas derrete mais rápido que o papel.

Maneiras não triviais de armazenar documentos

O que foi descrito parece chato? Sem problemas! Existem maneiras mais interessantes e convenientes de armazenar papéis.

• • Quadro organizador. Existem muitas variações desse dispositivo. Na forma mais simples, é um painel ao qual os papéis são fixados com tachinhas. Em versões mais complexas, o quadro pode ter pequenas gavetas e suportes pendurados.

• • Mini-cômoda. É exatamente igual a uma cômoda comum, mas muito menor. É muito conveniente para armazenar documentos. Estando classificados em diferentes compartimentos, eles nunca se perderão! As gavetas da cômoda podem ter tamanhos diferentes: pequenas para papéis pequenos, grandes para desenhos.

• • Caixa suspensa. É apenas uma pequena caixa ou cesto fixado na parede como uma caixa de correio. Nesse item, colocado no hall de entrada, é conveniente armazenar cartas e recibos trazidos.

• • Bolso envelope. Semelhante à opção anterior, mas não é uma caixa, sim um envelope. Você pode fixá-lo na mesa, geladeira ou armário. Permite armazenar documentos temporariamente necessários sem ocupar espaço valioso.

• • Cesto para papéis. Não, não é de lixo – é um cesto especial para armazenamento. Coloca-se sobre a mesa ou no armário, podendo ter vários compartimentos. É uma forma simples, barata, mas eficaz de guardar documentos.

• • Os papéis de uso frequente podem ser guardados numa pasta-portfólio. Ela tem uma alça para transporte. Foi projetada para que os documentos não se amassem. Normalmente, é adequada para papéis no formato A4. Se necessário, para não perder tempo procurando os documentos certos, basta pegar a pasta-portfólio e sair para resolver as coisas.

Utilizando as tecnologias digitais

As instruções de medicamentos, aparelhos e equipamentos de escritório ocupam muito espaço. É muito mais simples armazená-las em formato eletrônico. Para isso, é preciso encontrar as mesmas informações na internet e compará-las com as que estão no material físico, para verificar se são idênticas. Basta fotografar as instruções e guardá-las numa pasta no computador. Só é preciso nomear essa pasta de forma a não a apagar acidentalmente. É melhor fazer uma cópia dos arquivos resultantes num dispositivo externo, como um cartão de memória, ou enviá-los para a nuvem.

Por precaução, pode digitalizar os restantes documentos. Mas, nesse caso, é preciso preocupar-se com a segurança do sistema eletrónico contra possíveis ataques de hackers. Ninguém gostaria de ver os seus dados pessoais divulgados na internet.

A propósito, usar o computador ou o telemóvel é prático para acompanhar os prazos de validade dos documentos. Basta inserir as datas necessárias no 'calendário' para que o dispositivo eletrónico o avise quando o período de validade de um determinado documento terminar. Depois, só terá de se livrar do papel desnecessário.

Talvez a regra principal para guardar documentos em casa seja simples: o trabalho cuidadoso e regular com os papéis domésticos é a garantia de que o documento necessário não se perderá no momento mais importante.

Nem todos os documentos devem ser guardados. Mas há muitos papéis que cada um de nós deve ter consigo. É preciso mantê-los em locais seguros e discretos, mas de fácil acesso. Pode fazer cópias eletrónicas e físicas dos documentos – provavelmente serão úteis. De qualquer forma, o armazenamento cuidado e a triagem cuidadosa dos papéis ajudarão a mantê-los em bom estado.